LMM BLOG
ANLAGEORGANISATION VON FAMILY OFFICES
Die Verwaltung von substanziellen Anlagevermögen stellt an die Verantwortlichen, an erster Stelle die Vermögensinhaber, die Anlageverantwortlichen und die jeweiligen Fachexperten aus den Bereichen Bank, Vermögensverwaltung, Reporting und Überwachung sowie Steuern, Immobilien und Recht fast täglich neue Herausforderungen. Bei einer Neuorganisation bzw. der Prüfung bestehender Strukturen zeigt sich oft, dass viele Interessen und bereits bestehende Beziehungen berücksichtigt werden bzw. in die Analyse mit einfliessen müssen. Unabhängig davon empfiehlt sich eine offene, unabhängige und transparente Analyse, die u.a. folgende Punkte umfassen sollte:
Persönliches
Die Anlageorganisation bzw. deren Erfolg basiert neben einer professionellen Aufstellung mit klar strukturierten Prozessen und zugeteilten Verantwortlichkeiten auch auf Vertrauen. Oftmals bestehen bereits langjährige und erfolgreiche Beziehungen zum Family Office und Anlageausschuss sowie zu Geschäftspartnern aus den bereits erwähnten Bereichen Bank, Vermögensverwaltung, Steuern oder Immobilien, die bei der Analyse mit entsprechender Sorgfalt zu berücksichtigen sind.
- Im Sinne einer Auslegeordnung soll festgehalten werden, welche Aufgaben im Grundsatz zu organisieren sind und zwar unabhängig davon, ob gewisse Aufgabenbereiche bereits geregelt sind.
- Kernaufgaben sind: Vermögensverwaltung, Reporting und Controlling, Buchhaltung, Steuern, Immobilienmanagement, Nachfolgeplanung und Family Governance.
- Bei der Aufgabenfestlegung empfiehlt sich die Orientierung an den W-Fragen: wer, was, wann, wie.
Kosten
- Die Kosten haben einen grossen Einfluss auf das Resultat und spielen daher eine übergeordnete Rolle. Eine Projektion der erwarteten Kosten analog einem Business Plan ist zielführend.
- Die Kosteneinteilung kann vereinfacht in Aufsetzungs- und Investitionskosten sowie laufende Kosten unterteilt werden.
- Neben Personal sind die Kosten für Infrastruktur (Büros, EDV), Software und Lizenzen sowie Beratungshonorare zu berücksichtigen.
Funktionentrennung
- Zum Schutz der Interessen des Auftragsgebers sollte klar zwischen den Funktionen «Festlegen der Strategie», «Umsetzung» und «Überwachung» unterschieden werden.
- Der Beirat / Anlageausschuss legt in der Regel die Strategie fest, die Umsetzung wird an Spezialisten (Portfoliomanager) delegiert und die Überwachung der Anlagetätigkeiten durch eine unabhängige Kontrollstelle ausgeführt.
Überwachung und Berichterstattung
- Die Bewirtschaftung und Entwicklung der Vermögensanlagen sind laufend zu überwachen, damit allfällige Fehlentwicklungen frühzeitig erkannt werden können (Frühwarnsystem).
- Die Reporting- und Controllingstelle ist so zu organisieren, dass den Entscheidungsträgern transparente und massgeschneiderte Berichte mit aussagekräftigen Informationen zeitnah zur Verfügung stehen.
Infrastruktur / Software
- Von der Qualität des Datenmanagements hängt sehr vieles ab. Eine effiziente und zielorientierte Vermö-genssteuerung kann nur anhand von aussagekräftigen und professionell aufbereiteten Daten erfolgen.
- Die Frage in Bezug auf einen internen oder externen Lösungsansatz richtet sich nach der Grösse und Komplexität des Vermögens. Die Kosten spielen dabei zudem eine Rolle.
- Kostenstellen sind allem voran Personal, Infrastruktur, Software (Anschaffung und Unterhalt) und Daten (Kurs- und Wirtschaftsinformationssysteme).
Mitarbeiter
- Um ein qualitativ hochstehendes Datenmanagement gewährleisten zu können, ist es zwingend, dass die notwendigen Ressourcen (personell und fachlich) bestehen.
- Beim Personal ist darauf zu achten, dass die Stellvertretung geregelt ist und keine Abhängigkeit von einzelnen Personen entsteht.
Welche Punkte sind bei der Umsetzung einer professionellen Anlageorganisation wichtig?
- Gewaltentrennung im Interesse des Kunden
- Klare Aufgabenzuteilung und strukturierte Prozesse
- Zeitnahe, transparente sowie aussagekräftige Berichte
- Bedarfskonforme, von Grösse und Komplexität des Vermögens abhängige Strukturen /Verantwortlichkeiten
- Punktuelle Delegation (Outsourcing) führt zu optimierten Kosten, tieferen Risiken und Know-How Transfer
- 4-Augenprinzip reduziert allfällige Interessenkonflikte
LMM KOMPASS
Mit unserem Newsletter informieren wir Sie über die aktuelle Lage an den Finanzmärkten, aktuelle Anlagethemen und die LMM.